Asociacionismo. Acogida de familias

Hoy comparto imágenes que aparecen en el recordatorio de Facebook de nuestro primer taller de acogida colectiva, hace justo cuatro años. Un formato y un grupo de trabajo novedoso que implantamos en la asociación gracias a la perseverancia de Yolanda Vilches, que durante más de un año pedía sin mucho éxito la creación de un grupo destinado a acoger a las familias nuevas (y atender a las no tan nuevas), tanto a nivel individual como colectivo. Talleres “horizontales”, entre iguales, donde se pudieran tratar diferentes temas desde las experiencias personales de cada familia. Donde las familias más veteranas pudieran orientar a las novatas y entra todas nutrirse mutuamente, ganando en cercanía y conocimiento mutuo.
Un formato y un grupo que fue ganando solidez y experiencia con el paso de los años, hasta convertirse en una referencia más allá de nuestras fronteras. Inspiración para otras asociaciones que entendían la importancia de acoger a los nuevos miembros en este largo y a veces complicado camino.
La idea surgió gracias a la experiencia que habíamos adquirido organizando en la PAH de Málaga lo que denominamos “Asambleas de Bienvenida”. Cada semana un grupo diferente de personas asumía el papel de dinamizador de la asamblea y, gracias a la formación básica que habíamos recibido de Sara Vázquez, podíamos orientar a las familias que llegaban allí con una angustia y desesperación importantes. La clave para que funcionara aquello fue poner el foco en la calidad de la información aportada y en la calidez del trato que dispensábamos a las personas que venían en avalancha con tema de urgente solución. De la calidez se encargaba especialmente Yolanda, que tiene esa don de empatizar con el prójimo de manera natural. Mi labor se centraba más en la aportación de datos o de información más técnica. Tuvo una buena acogida y con el paso del tiempo nos enteramos de que la sala se llenaba cuando nos tocaba a nosotros dinamizarla.
Esa prueba de fuego nos sirvió de base para adaptarlo a una realidad muchísimo menos dramática, la de las familias que se encontraban con algo que desconocían por completo, el mundo de las altas capacidades. Para conseguir que la recién nombrada Junta Directiva aprobara esta nueva dinámica presentamos un elaborado protocolo de actuación en el que incluíamos todas las funciones y las personas responsables de cada tarea (que lógicamente irían cambiando con el tiempo).
Teníamos que gestionar los cuatro canales de entrada: 1) teléfono, 2) el correo electrónico, 3) la página web y 4) presencial. La figura de la coordinadora era clave para que todo funcionara y fluyera la información dentro del grupo. También para organizar la agenda de citas para las acogidas individuales, sobre todo en los comienzo de curso donde se acumulaban las altas y había que atenderlas a todas en breve tiempo. A cada familia se le entregaba un dossier con información relevante de la asociación para que lo leyeran en casa tranquilamente y se les hacía una entrevista personal en la que podían explayarse sobre los asuntos que más les inquietaran sin la presión grupal. Todo perfectamente gestionado y con resultados muy satisfactorios, tanto a nivel asociativo como de las propias familias, que siempre recuerdan ese primer encuentro en clave positiva.

El 29 de mayo de 2014 presentamos un resumen ejecutivo a la Junta Directiva:

El presente curso ha supuesto un cambio importante en la dinámica de Acogida. Se creó un grupo de trabajo que se encargaría de i) recibir a las familias nuevas de ASA y ii) crear vínculos entre ellas y las más veteranas.

Este doble objetivo se cumplió mediante la implantación de dos modalidades de acogida:

1) Acogida Individual

Para atender del mejor modo posible a las nuevas familias, el Grupo de Acogida diseñó y presentó a la Junta Directiva un Protocolo de Actuación, que fue aprobado a finales de septiembre y puesto en práctica durante todo el año. Fue el único grupo de trabajo que protocolizó su labor, debido a la especial sensibilidad que supone siempre una primera imagen de la asociación y a la documentación que debía revisar: el informe que constatara las altas capacidades intelectuales de sus hijos.

Como se habían acumulado altas de socios de meses anteriores, la agenda de citas era una herramienta fundamental para controlar la avalancha de solicitudes de cita personalizada. Durante el primer mes de funcionamiento del grupo tuvimos más de treinta citas con socios nuevos, amén de recibir cientos de llamadas en el teléfono, que también lo gestionaba este grupo. A eso le sumábamos los correos recibidos y respondidos. Nos coordinamos con tesorería para controlar las altas provisionales, chequear el informe y, posteriormente, validar el alta definitiva del socio.

A lo largo del curso se han atendido a aproximadamente setenta familias. Y el balance ha sido muy positivo. La inmensa mayoría de ellas salieron satisfechas con la información y el trato recibido, principal objetivo de este grupo.

2) Acogida colectiva

Para completar la labor de integración del nuevo socio en la dinámica asociativa, el Grupo de Acogida se encargó de organizar cada mes un Taller de Acogida Colectiva, en el ambiente más cálido y familiar posible.

A diferencia de la Escuela de Padres, que tenía un formato más “vertical” (entre familias y profesionales), el taller de acogida presentaba una estructura más “horizontal” (socios con socios). La idea era darnos a conocer, para facilitar las sinergias personales y colectivas.

Las primeras sesiones tuvieron una participación muy alta. Tanto, que resultó materialmente imposible realizar la dinámica prevista. Con el paso de los meses la afluencia descendió notablemente, lo que permitió abordar temas más concretos o atender con mayor cercanía a las nuevas familias.

Esta segunda labor tuvo una aceptación irregular. Recibimos sugerencias de mejora que habría que estudiar de cara al nuevo curso. Trabajaremos para atender a las inquietudes mostradas.

 

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En las imágenes muchos socios veteranos se reconocerán. Para algunos fue su primer contacto con otras familias en esa sala con la acústica tan deficiente, formando un círculo para que todos pudiéramos vernos las caras, con las etiquetas con los nombres para conocernos y con la moderación de los turnos de palabra para no pisarnos.

Una experiencia muy gratificante, sin duda, que recomendaría practicar a todas las asociaciones que no lo tengan implantado en su estructura organizativa.

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