Hoy tocaré uno de los temas clave en cualquier asociación, su estructura organizativa. Una estructura organizativa se define como el modo en que la responsabilidad está distribuida y en que los procedimientos de trabajo son llevados a cabo entre los miembros de la organización de tal modo que se puedan lograr los objetivos de la entidad. Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada asociación es diferente y puede adoptar la estructura organizativa que más se acomode a sus prioridades o necesidades.
Partiendo de estas premisas, lo que comparto a continuación no es más que una propuesta de estructura organizativa que, con los debidos ajustes, podría ser útil para algunas asociaciones que están creciendo y se ven en la necesidad de organizarse mejor para afrontar sus retos venideros.
Antes de centrarse en la propuesta creo que es positivo ponerla en un marco más amplio que permita entender la importancia de la misma dentro de una organización, y más en las de este tipo: asociaciones familiares de altas capacidades.
En esta entrada anterior elaboré unos cuadros que resumían algunos de los patrones más comunes que podemos encontrar en estas entidades. Para darles forma utilicé una herramienta muy útil denominada Análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades). En el área de identidad e imagen encontramos una debilidad habitual en su construcción: debil conciencia de una cultura organizativa tanto a nivel interasociativo como intraasociativo. ¿Qué quiere decir esta frase tan rebuscada? Pues simplemente que en las asociaciones de AACC no se le concede importancia a los asuntos propios de la organización, que son los que permiten el funcionamiento de la estructura de modo que permanezca activa el mayor tiempo posible y sea lo más eficaz que pueda alcanzar a ser. Y esa falta de relevancia se da tanto a nivel interno de cada asociación como a nivel externo, cuando varias asociaciones se unen para llevar a cabo proyectos en común a través de federaciones o confederaciones. Son poquísimas personas las que le dedican tiempo y ganas a estos asuntos. Es una debilidad estructural de este colectivo. También hay que tener en cuenta que las asociaciones familiares están formadas primordialmente, aunque no exclusivamente, por padres y madres de criaturas de AACC que dedican de modo altruista parte de su tiempo personal (libre o compaginándolo con tiempos de trabajo o familiar), lo que dificulta sobremanera la asunción de responsabilidades de manera continuada. El nivel de compromiso es necesariamente débil, y cuando unos pocos asumen esas funciones frente a la «tranquilidad» del resto de miembros de esa organización la situación poco a poco se va deteriorando hasta llegar a quemarles. Se trata de labores que no están pagadas ni están agradecidas. El que se mete ahí lo hace normalmente, aunque hay notables excepciones, sin ningún tipo de objetivo personal sino simplemente para ayudar. Todo esto hay que tenerlo en cuenta a la hora de entender por qué esta debilidad persiste en el tiempo y no tiene visos de convertirse en fortaleza. Falta musculatura asociativa en nuestro país. Y falla el respeto hacia las personas que realizan el esfuerzo por todos los demás, incluso en los meses de verano mientras el resto disfruta de un merecido descanso.
Esta propuesta en concreto surge de la toma de conciencia de algunos problemas que habían aflorado en la asociación donde éramos socios mi mujer y yo. Entre ellos, la deficiente estructura organizativa que tenía. En los años anteriores este asunto no había cobrado excesiva importancia porque no éramos una asociación demasiado grande, pero en 2013 ya andábamos por las 150 familias, un número muy grande para carecer de protocolos claros a los que agarrarse y que pudieran valer tanto para los que estaban dando el callo en ese momento como para los que llegaran luego a relevarles.
Durante unas semanas me puse a analizar todos los aspectos que consideraba relevantes y de esa reflexión surgió un documento que entregué a la presidenta para que, a su vez, se le entregara a la nueva junta directiva. Ellos tenían la última palabra. Con algunas ligeras modificaciones se aprobó y a partir de ese momento la asociación comenzó a trabajar con esa guía por delante. Eso permitió que el proyecto se consolidara y diera un gran salto adelante, convirtiéndose en una de las asociaciones de referencia en España.
Aquí compartiré el documento original, sin los cambios que sufrió posteriormente, que fueron mínimos. Por ejemplo, el subárea de relaciones internas se transformó en el área de acogida, siendo a partir de entonces el grupo mejor organizado durante cuatro años, un ejemplo que ha trascendido las fronteras de la asociación. El área de pedagogía cambió el nombre a formación. Y la subárea de relaciones externas se tornó en área política. Matices.
Propuesta de Principios para todas las áreas
Antes de iniciar cualquier proyecto es muy recomendable señalar una serie de principios en los que se asentarán parte de los valores principales que guiarán la acción posterior.
| El principio sirve de norma a la acción. No determina lo que debe hacerse, pero ayuda a guiar la acción dependiendo de los resultados que se esperan obtener |
1) Fomentar la transparencia y la cercanía con los socios desde las diversas áreas
2) Estimular la participación activa de los socios en el trabajo de las áreas
3) Diseñar sus propios protocolos de actuación (modos de decidir, participar y comunicar) respetando los dos principios anteriores
4) Cerrar las funciones simples para garantizar la seguridad y abrir las funciones complejas para garantizar la libertad.
5) Garantizar un mínimo y un asignar un máximo de personas participantes, incluyendo la figura del coordinador
Área de Comunicación
Esta área es capital tanto para establecer canales comunicativos, internos y externos, como para gestionarlos eficazmente.
Se necesitan personas con cierta habilidad en el manejo de las TIC, al menos a nivel usuario, y/o buenos comunicadores a nivel general. Los perfiles informáticos y periodísticos son muy adecuados para este trabajo.
Para que el flujo informativo y comunicativo no se detenga, es necesario que conozcan todos los entresijos organizativos. Por lo tanto, su labor inicial es contactar con todas las áreas para conocer su trabajo.
Subárea de Comunicación Interna
Funciones
– Crear espacios comunicativos para todos los grupos de trabajo (GT) existentes: coordinación general, comunicación, relaciones, pedagogía, actividades, administración y jurídico.
– Gestionar las altas y bajas de usuarios de esos GT
– Dinamizar el grupo de coordinación general: trasladar temas importantes que se escapen al control de las áreas, proponer reuniones presenciales o virtuales de sus miembros, etc.
– Atender el teléfono y el correo electrónico (mínimo 2 personas). Son las primeras imágenes que una persona se lleva de la asociación, por lo que es importante dar una buena información, tranquilizar ánimos, aclarar dudas y derivar a las áreas adecuadas (p.e. si llega un correo de alta de socio, se derivaría a Tesorería). Con capacidad para responder con cierta libertad, no se trata de un mero operador.
– Gestionar los contenidos de la página web: publicar artículos sobre altas capacidades, comunicar novedades de la asociación, etc.
– Crear, diseñar y gestionar boletines informativos (Newsletters)
– Controlar los espacios de comunicación para socios: foro, grupos google, listas de correo, etc.
Subárea de Comunicación Externa
Funciones
– Mantener contacto constante con medios de comunicación.
– Gestionar y dinamizar la presencia en Redes Sociales: Facebook, twitter, Linked-in, Google +, etc.
– Informar a otras asociaciones de nuestras actividades y novedades.
– Comunicarse con entidades potencialmente colaboradoras: orientadores, profesores, AMPAS, partidos políticos, instituciones, etc.
ESTA ÁREA DE COMUNICACIÓN HA DE ESTAR PERMANENTEMENTE EN CONTACTO CON LA SIGUIENTE
Área de Relaciones
Una buena comunicación es necesaria, pero no es suficiente para generar nexos de unión, internos y externos, con personas o entidades. Por eso se hace imprescindible la presencia de un área específica de relaciones que vaya más allá de la mera formalización de comunicados unidireccionales.
Aquí el perfil no es técnico sino humano. Es fundamental la participación de personas con habilidades sociales (escucha activa, escucha empática, empoderar, marketing para relaciones externas, etc), creativas en el sentido amplio de la palabra, es decir, generadoras de respuestas alternativas a los problemas y, a ser posible, familiares y cercanas.
Subárea de Relaciones Interiores
Funciones
– Proporcionar información conceptual básica a los socios (nuevos y antiguos)
– Escuchar con atención sus circunstancias
– Crear las condiciones de posibilidad de una terapia grupal o individual
– Establecer vínculos emocionales con los socios y lograr que éstos los establezcan a su vez con la asociación. Con otras palabras, que pasen del inicial “yo y vosotros” a un estadio final que sea el “nosotros”.
– Fomentar el asociacionismo activo, empoderando al socio proporcionándole herramientas iniciáticas básicas (p.e. lecturas sobre el tema).
Subárea de Relaciones Exteriores
Funciones
– Establecer contacto directo y frecuente de cara a la firma de convenios de colaboración con entidades e instituciones estratégicamente interesantes para los fines del proyecto. Por ejemplo: colegio de psicólogos, asociación de orientadores, federación de ampas, etc.
– Mantener reuniones con otras asociaciones, con la federación andaluza y con la confederación española.
– Mantener contacto con las Universidades y prestar colaboración en proyectos de investigación.
Área de Actividades
Esta área es sin ningún género de dudas la “estrella” de toda asociación dedicada a la atención a las altas capacidades intelectuales, la que más miradas suscita y el lugar donde la mayoría quisiera participar. Vista desde fuera, sería el “producto” que queremos “vender”.
Por lo general, las actividades se concentran en cubrir las necesidades educativas del alumnado, tanto en su aspecto formal (atención específica a las AACC) como en su aspecto informal (son niños, luego hay que proporcionarles ambientes lúdicos). No amplían su horizonte de acción a las actividades de tipo familiar.
El perfil adecuado para trabajar en esta área es el de personas con formación pedagógica, psicológica y, para el ámbito lúdico, de actividades de animación, etc.
Subárea de Actividades Internas
Funciones
– Diseñar, organizar y calendarizar los talleres específicos, tanto formales como informales.
– Canalizar las propuestas, tanto las del propio grupo de trabajo como del grupo de coordinación y también las de los socios.
– Establecer protocolos de actuación lo más claros y participativos posibles.
– Proponer a la Junta Directiva, para su aprobación, las actividades que este grupo haya diseñado.
– Vigilar el correcto funcionamiento de los talleres: apertura y cierre de instalaciones, control de llaves, gestión del proyector, cuidado de las salas, etc.
Subárea de Actividades Externas
Funciones
– Organizar los actos públicos de la asociación: fiestas, jornadas, congresos, presentación y despedida del curso, asambleas regionales o estatales, etc.
– Diseñar, proponer, organizar y dinamizar actividades al aire libre: excursiones familiares, jornadas de convivencia, etc.
– Gestionar actividades socioculturales.
– Colaborar con la subárea de relaciones internas para animar a los socios a proponer actividades conjuntas de interés general.
– Vigilar el correcto funcionamiento de los actos públicos: apertura y cierre de instalaciones, control de llaves, gestión del proyector, cuidado de las salas, etc.
Área Pedagógica
Este departamento nacería con la intención de cubrir la creciente demanda, explícita e implícita, de formación específica sobre el colectivo.
Una de las mayores lagunas existentes es la escasa o nula preparación que manifiestan padres, profesores, directores y orientadores de centros educativos. Esta es una gestión que le corresponde a la Administración Educativa, pero hasta que no se lo exijamos con fuerza hay que tratar de hacerlo con nuestros propios medios.
El perfil de las personas que gestionarían esta área sería algo más específico que en el área de actividades, ciñéndose a las que tengan formación pedagógica y/o psicológica. Si no hubiera socios que cubrieran las funciones de esta área habría que plantearse buscar profesionales ajenos a la asociación.
Subárea Pedagógica Interna
Funciones
– Organizar talleres formativos para socios y no socios específicos sobre AACC.
– Gestionar las Escuelas de Padres sobre temáticas que interesen a los socios.
– Colaborar estrechamente con el subárea de relaciones interna para completar su labor sin sustituirla.
– Recoger estudios, novedades y trabajos con personas con altas capacidades tanto en España como otros países
Subárea Pedagógica Externa
Funciones
– Organizar talleres, jornadas, seminarios, etc., para AMPAS, profesores, directivos y orientadores de los centros educativos.
Área Jurídica
Esta área es fundamental para articular respuestas adecuadas a la habitual dejadez de funciones con la que generalmente se encuentran las familias en sus relaciones con los centros educativos, con la comunidad educativa y, en general, con la sociedad.
El perfil de esta área es muy específico: abogados y personas con facilidad para interpretar las leyes y sus aplicaciones.
Funciones
– Diseñar protocolos de actuación tanto generales (para el mundo de las AACC) como individuales (para las familias).
– Proporcionar herramientas que acompañen al protocolo: petición de informes, exigencia de formación en profesores y orientadores, etc.
Área Administrativa
Por lo general, esta área suele cubrirse con los cargos de tesorería y secretaría. Sin embargo, la creciente complejidad hace imprescindible un refuerzo en sus funciones, sobre todo en la de tesorería que proporciona muchos quebraderos de cabeza a su titular. No es fácil el control de los ingresos con tantas excepcionalidades en el modo y momentos de pago, a lo que se suma la dificultar de controlar los talleres a los que las familias se apuntan. Todo eso sin contar con un software de gestión adecuado a toda esta complejidad.
Funciones
– Controlar la tesorería (cobros y pagos).
– Gestionar altas y bajas de socios.
– Llevar la contabilidad y atender las obligaciones tributarias exigibles a la asociación.
– Gestionar las actas de reuniones y asambleas.
– Pedir salones para actos y talleres, en colaboración con el área de actividades.
– Vigilar, proponer, diseñar, presentar y controlar todos los pasos necesarios para la obtención de subvenciones.
– Diseño de convenios de colaboración, en sintonía con el subárea de relaciones exteriores.
Incansable Aspersor 